Imparare il mestiere dell’Event Manager. Una conversazione con Paola Sarno

Quando si parla di eventi, l’immaginario corre veloce: luci perfette, allestimenti impeccabili, momenti che sembrano scorrere senza intoppi. Ma dietro a ogni evento che funziona davvero c’è molto di più — e Paola Sarno lo sa bene. Event Manager con una lunga esperienza sul campo e coordinatrice del corso di Event Manager all’UIA – Università Internazionale dell’Arte di Venezia, Paola è una di quelle professioniste che non ama le scorciatoie né le definizioni facili. Preferisce parlare di metodo, relazioni, scelte difficili e compromessi intelligenti.

In occasione del corso, le abbiamo chiesto di raccontarci cosa significa davvero lavorare negli eventi oggi: cosa non si vede, cosa si impara solo con la gavetta, come si resta lucidi in un settore complesso e ad alta pressione, e perché — nonostante tutto — vale ancora la pena crederci. Ne è nata una conversazione sincera, concreta e senza filtri, fatta di esperienza vissuta, consigli “da trincea” e uno sguardo lucido (ma mai disilluso) su un mestiere che continua a esistere perché risponde a un bisogno profondamente umano: stare insieme.

Quando si parla di Event Manager, tutti pensano a “organizzare eventi”. Ma qual è la quella parte “nascosta” del lavoro che spesso si dà per scontata o non si immagina?

Credo che la parte più “nascosta” sia lo scheletro effettivo di questo mestiere: la capacità di relazionarsi con gli altri.
Certo, non posso negare che una buona conoscenza del territorio, la comprensione delle caratteristiche di uno location, la cura del dettaglio di una decorazione e la scelta di un preciso effetto di luce o di una mise en place, non siano fondamentali. Così come riuscire a fare un budget per l’evento e capirne le necessità burocratiche. Naturalmente sono tutte nozioni da avere.
Ma senza la capacità di relazionarsi al meglio con tutti i soggetti coinvolti, ovvero i clienti, i fornitori, gli architetti, i tecnici, i trasportatori, i tuoi stessi colleghi… non credo si possa fare questo lavoro.

Coordini il corso di Event Manager all’UIA di Venezia: in che modo il programma prepara gli studenti a entrare in un settore in crisi senza farsi travolgere?

Non reputo il settore degli eventi in crisi, o quanto meno non a Venezia. Il pericolo piuttosto è quello di non riuscire a scegliere il giusto percorso rischiando di non rientrare in un flusso fin troppo travolgente. Provo ad insegnare ai miei studenti un metodo pratico per avere coscienza di quello che hanno di fronte e ad analizzare i casi e le situazioni dall’alto per poterle affrontare un pezzo alla volta.

Gli eventi culturali oggi devono sopravvivere tra budget ridotti e aspettative altissime: qual è la sfida che affronti ogni volta che avvii un progetto?

La vera sfida sta nel dover rinunciare, in prima persona, al progetto ideale che vorrei realizzare. Quando i budget sono molto ridotti, infatti, diventa complesso dare piena forma ad un’idea. Tuttavia, con creatività e flessibilità, è sempre possibile trovare soluzioni intelligenti e trasformare i limiti in compromessi che funzionano davvero.

Per gli studenti che seguiranno il corso perché sognano di imparare questo mestiere: quali competenze concrete – quelle vere, quelle da trincea – servono per non affondare durante la gavetta?

Tanta, tanta pazienza e soprattutto tanta, tanta umiltà nel capire che la gavetta in questo mestiere è assolutamente fondamentale. Solo l’esperienza di giornate sfiancanti, di dialoghi infiniti, di problemi apparentemente catastrofici ed irrisolvibili, di menti che ragionano in maniera diametralmente opposta alla tua e di fallimenti concreti potranno insegnarti davvero chi essere nel prossimo progetto. Ah, e scarpe comode ma con un minimo di dignità estetica.

E guardando oltre le difficoltà: qual è il motivo per cui, nonostante tutto, credi ancora che questo mondo abbia futuro – e che valga la pena entrarci?

Finché ci sarà una ragione per riunire le persone – che sia celebrare, condividere un traguardo lavorativo, creare relazioni o vivere un’esperienza – questo settore avrà sempre un futuro. Questo perchè gli eventi rispondono a un bisogno umano profondissimo: stare insieme. Ogni progetto insegna qualcosa, anche quello che sembra meno magico. E se proprio non dovesse sembrare così…basterà cambiare prospettiva (o cliente!).